Dla wielu firm kilka miesięcy w roku oznacza zdecydowanie większą liczbę zamówień, klientów lub zleceń. Magazyny pracują na wyższych obrotach, produkcja zwiększa moce przerobowe, a firmy handlowe przygotowują się na okres wzmożonej sprzedaży.
To dobry moment dla biznesu, ale jednocześnie wymagający sprawdzian dla organizacji pracy.
Bo większa liczba zamówień oznacza również większe zapotrzebowanie na ludzi. A znalezienie kilkudziesięciu czy nawet kilkuset pracowników w momencie, gdy potrzebujemy ich „na już”, może okazać się znacznie trudniejsze niż samo zdobycie dodatkowych kontraktów.
Dlatego o zatrudnieniu pracowników sezonowych warto myśleć zanim rozpocznie się właściwy szczyt sezonu.
Wzrost zatrudnienia w określonych okresach roku nie musi być sytuacją kryzysową.
Jeżeli firma wie, że co roku przed świętami zwiększa się liczba zamówień, latem rośnie ruch klientów, a w określonych miesiącach produkcja realizuje więcej zleceń, zapotrzebowanie na dodatkowych pracowników można przewidzieć.
To zmienia sposób myślenia o rekrutacji.
Zamiast reagować dopiero wtedy, gdy zaczyna brakować ludzi, firma może wcześniej przygotować plan:
Takie podejście pozwala ograniczyć sytuacje, w których zwiększona liczba zamówień pojawia się szybciej niż możliwość znalezienia pracowników.
Sezonowość może wyglądać inaczej w zależności od sektora.
W okresach zwiększonej sprzedaży magazyny muszą obsłużyć większy przepływ towarów. Więcej pracy pojawia się przy kompletowaniu zamówień, pakowaniu, sortowaniu czy załadunku.
Dodatkowi pracownicy pozwalają zwiększyć przepustowość bez konieczności trwałego powiększania zespołu.
W firmach produkcyjnych sezonowe zwiększenie liczby zamówień może oznaczać konieczność uruchomienia dodatkowych zmian lub zwiększenia obsady istniejących stanowisk.
Problem pojawia się wtedy, gdy obecny zespół nie jest w stanie przejąć dodatkowych obowiązków bez nadgodzin i przeciążenia.
Okresy wyprzedaży, świąt czy innych wzmożonych zakupów generują większą liczbę zamówień i zwrotów.
W takich momentach dodatkowe osoby mogą być potrzebne nie tylko w magazynie, ale również przy obsłudze zamówień, pakowaniu czy procesowaniu zwrotów.
W miejscowościach turystycznych sezon może oznaczać wielokrotnie większą liczbę klientów.
Restauracje, hotele i inne obiekty potrzebują wtedy większej liczby osób, ale często tylko przez kilka miesięcy w roku.
W takich przypadkach elastyczne zatrudnienie może być szczególnie przydatne.
Jednym z podstawowych problemów związanych z sezonowością jest różnica pomiędzy stałym zapotrzebowaniem firmy a czasowym wzrostem obciążenia.
Jeżeli przedsiębiorstwo potrzebuje dodatkowych 30 osób przez trzy miesiące, zatrudnienie ich na stałe może oznaczać problem po zakończeniu sezonu.
Firma zostaje wtedy z zespołem większym niż rzeczywiście potrzebuje.
Praca tymczasowa pozwala lepiej dopasować wielkość zespołu do aktualnej sytuacji biznesowej.
Można zwiększyć liczbę pracowników wtedy, gdy jest to potrzebne, a następnie wrócić do standardowego poziomu zatrudnienia.
To szczególnie ważne w branżach, w których popyt zmienia się bardzo dynamicznie.
Warto spojrzeć na pracowników tymczasowych nie tylko jako na rozwiązanie problemu braków kadrowych.
Mogą być również sposobem na zwiększenie możliwości operacyjnych przedsiębiorstwa.
Firma, która otrzymała większe zamówienie, może dzięki dodatkowym pracownikom zwiększyć liczbę realizowanych zadań bez konieczności przebudowy całej struktury zatrudnienia.
To pozwala lepiej reagować na sytuacje, w których zapotrzebowanie jest większe niż standardowe możliwości zespołu.
Samodzielne znalezienie dużej liczby pracowników w krótkim czasie może być dla działu HR dużym obciążeniem.
Trzeba przygotować ogłoszenia, dotrzeć do kandydatów, przeprowadzić selekcję, zorganizować rozmowy, przygotować dokumenty i zadbać o kwestie formalne związane z zatrudnieniem.
Przy kilkunastu kandydatach może to być wykonalne.
Przy kilkudziesięciu czy kilkuset nowych pracownikach skala procesu wygląda zupełnie inaczej.
Współpraca z agencją pracy tymczasowej pozwala przenieść znaczną część tych obowiązków na zewnętrznego partnera.
Agencja może odpowiadać m.in. za:
Dla przedsiębiorstwa oznacza to przede wszystkim możliwość skupienia się na działalności operacyjnej.
Nie każdy sezon wygląda tak samo.
W jednym roku firma może otrzymać wyjątkowo dużo zamówień, w kolejnym popyt może być mniejszy.
Dlatego sztywne założenie, że przez cały sezon potrzebna będzie dokładnie taka sama liczba pracowników, nie zawsze odpowiada rzeczywistości.
Model pracy tymczasowej pozwala łatwiej reagować na zmieniające się potrzeby.
Jeżeli zapotrzebowanie rośnie – można zwiększyć liczbę osób.
Jeżeli spada – ograniczyć skalę dodatkowego zatrudnienia.
Dla przedsiębiorstwa oznacza to większą możliwość dostosowania zasobów do rzeczywistej sytuacji.
Wyobraźmy sobie firmę, która wie, że w listopadzie liczba zamówień wzrośnie kilkukrotnie, ale rekrutację rozpoczyna dopiero pod koniec października.
Wtedy problemem może być już nie tylko znalezienie pracowników.
Firma może mieć trudności z:
Co więcej, podobne potrzeby w tym samym czasie mają również konkurencyjne przedsiębiorstwa.
Im większy popyt na pracowników, tym trudniej o szybkie pozyskanie odpowiednich osób.
Dlatego rekrutacja sezonowa powinna rozpoczynać się przed momentem, w którym dodatkowe osoby stają się absolutnie niezbędne.
Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie prostego harmonogramu działań.
Sprawdź, kiedy rozpoczynał się wzrost zapotrzebowania, jak długo trwał i ilu pracowników było potrzebnych.
Warto również przeanalizować absencje, rotację oraz liczbę nadgodzin.
Na podstawie planów sprzedażowych, zamówień i prognoz określ, jakiej liczby pracowników możesz potrzebować.
Nie musi być to jedna konkretna liczba. Możesz przygotować kilka scenariuszy – minimalny, prawdopodobny i maksymalny.
Nie każde stanowisko wymaga takich samych kompetencji.
Zastanów się, które zadania mogą być wykonywane przez osoby bez dużego doświadczenia, a gdzie potrzebne są konkretne uprawnienia lub wcześniejsza praktyka.
Im wcześniej rozpocznie się proces, tym większe możliwości znalezienia kandydatów odpowiadających wymaganiom firmy.
Samo znalezienie pracownika nie oznacza jeszcze, że będzie on od razu w pełni efektywny.
Warto wcześniej przygotować instrukcje, osoby odpowiedzialne za wdrożenie i podstawowe materiały potrzebne na pierwsze dni pracy.
Tak.
Nie każdą sytuację da się przewidzieć.
Firma może nagle otrzymać duże zamówienie, stracić kilku pracowników albo stanąć przed koniecznością zwiększenia produkcji w krótkim czasie.
W takich przypadkach współpraca z agencją może pomóc szybciej uzupełnić braki kadrowe.
Nie warto jednak budować całej strategii zatrudnienia wyłącznie na działaniach „last minute”.
Im krótszy czas na znalezienie pracowników, tym mniejszy wybór kandydatów i większa presja na wszystkie strony procesu.
Najlepsze efekty daje połączenie planowania z możliwością szybkiego reagowania.
W wielu branżach pracownicy z zagranicy stanowią ważną część rynku pracy.
Ich pozyskanie może jednak wiązać się z dodatkowymi obowiązkami formalnymi dotyczącymi legalności zatrudnienia i pobytu.
Współpraca z wyspecjalizowaną agencją może w takim przypadku ułatwić przedsiębiorstwu organizację procesu.
Jest to szczególnie istotne przy dużych projektach, w których firma potrzebuje większej liczby pracowników w krótkim czasie.
Przy wyborze partnera warto jednak zweryfikować, czy posiada on odpowiednie doświadczenie w obsłudze takich procesów oraz jak wygląda zakres przejmowanych przez niego obowiązków.
Jednym z obaw przedsiębiorców może być przekonanie, że szybka rekrutacja oznacza niższą jakość kandydatów.
Nie musi tak być.
Kluczowe znaczenie ma sposób prowadzenia selekcji oraz właściwe określenie wymagań.
Jeżeli agencja dokładnie wie, jakiego profilu pracownika potrzebuje klient, może skoncentrować rekrutację na osobach spełniających konkretne kryteria.
Dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto jasno określić:
Im dokładniejsze informacje otrzyma rekruter, tym większa szansa na właściwe dopasowanie kandydatów.
Największym błędem jest rozpoczęcie przygotowań dopiero wtedy, gdy pracowników już brakuje.
Sezonowa rekrutacja powinna być częścią wcześniejszego planowania operacyjnego.
Jeżeli firma wie, że za kilka miesięcy czeka ją okres zwiększonego obciążenia, już teraz warto odpowiedzieć sobie na pytanie:
Ilu ludzi będziemy potrzebować i skąd ich pozyskamy?
To proste pytanie może pomóc uniknąć wielu problemów.
Dodatkowi pracownicy nie powinni być traktowani wyłącznie jako rozwiązanie awaryjne. Przy odpowiednim planowaniu mogą stać się narzędziem pozwalającym firmie zwiększać możliwości operacyjne dokładnie wtedy, gdy wymaga tego sytuacja.
Sezonowy wzrost zamówień to dla firmy przede wszystkim szansa na rozwój, ale bez odpowiedniego przygotowania może szybko przerodzić się w problem organizacyjny.
Brak pracowników może prowadzić do przeciążenia zespołu, większej liczby nadgodzin, opóźnień i problemów z realizacją zamówień.
Dlatego warto przygotować strategię zatrudnienia z wyprzedzeniem.
Pracownicy tymczasowi mogą być jednym z elementów takiego rozwiązania – szczególnie wtedy, gdy firma potrzebuje zwiększyć zespół na określony czas, szybko reagować na zmiany popytu lub ograniczyć obciążenie własnego działu HR.
Najważniejsze jest jednak odpowiednie przygotowanie. Im wcześniej firma określi swoje potrzeby i rozpocznie rozmowy z potencjalnym partnerem, tym większą ma szansę wejść w sezon z gotowym zespołem, zamiast szukać pracowników wtedy, gdy presja jest już największa.
AUTOR WPISU
W RSM Group wierzymy, że stabilny biznes buduje się na partnerskich relacjach. Od kilkunastu lat skutecznie łączymy międzynarodowe korporacje i polskie przedsiębiorstwa z najlepszymi talentami, dbając jednocześnie o godne warunki pracy dla tysięcy pracowników fizycznych.
Gdy słyszymy „agencja pracy tymczasowej”, często w pierwszej kolejności myślimy o pracownikach produkcji, magazynach, logistyce czy pracy sezonowej. Tymczasem współpraca z agencją nie musi ograniczać się wyłącznie do stanowisk niewymagających specjalistycznych kwalifikacji. W sytuacji, gdy znalezienie doświadczonego pracownika staje się...
Znalezienie dobrego pracownika to dopiero pierwszy etap. Prawdziwym wyzwaniem jest stworzenie takich warunków, żeby po kilku miesiącach nie trzeba było rozpoczynać całego procesu od nowa. W firmach produkcyjnych, magazynach i centrach logistycznych rotacja pracowników może szybko stać się poważnym...
Nie każda ścieżka zawodowa zaczyna się od wieloletniej umowy z jednym pracodawcą. Dla części osób lepszym rozwiązaniem jest praca tymczasowa, czyli zatrudnienie przy konkretnym projekcie, w określonym sezonie albo na czas zwiększonego zapotrzebowania firmy. Taka forma współpracy może odpowiadać...
